Aktivitetslog og indsigt i datarum
Aktivitet-fanen sporer hvert klik i datarummet: hvem så hvad, hvornår og hvad de downloadede. Følg tidslinjen, se indsigt pr. deltager eller dokument, og eksportér hele loggen som CSV.
På Aktivitet-fanen i et datarum kan du følge alt, hvad deltagerne foretager sig: visninger, downloads, deling, NDA-accepter og ændringer. Al gæste-aktivitet er navngiven, fordi gæster bekræfter deres e-mail med en engangskode, før de ser indhold.
Datarum er et tilkøbsmodul. Aktivitet-fanen findes på alle rum, men gæstevisninger og sektions-sporing kræver, at gæster har åbnet rummet.
1Åbn Aktivitet-fanen
Åbn rummet under Datarum og vælg fanen Aktivitet. Øverst ligger fire nøgletal, og nedenunder kan du skifte mellem tre visninger.
Hvis et rum har mange hændelser, vises noten "Baseret på de seneste hændelser — indlæs flere for fuldt billede." Brug Indlæs flere for at trække resten af loggen ind.
2Skift mellem de tre visninger
Du kan se den samme aktivitet fra tre vinkler:
- Tidslinje viser hændelser i kronologisk rækkefølge, grupperet under I dag og I går.
- Pr. deltager samler hver persons aktivitet: "{docs} dokumenter · {views} visninger · {downloads} downloads".
- Pr. dokument viser, hvor mange deltagere og visninger hvert dokument har fået.
3Filtrér hændelserne
Under visningerne kan du skære loggen til med fire filtre:
Gæster viser kun det eksterne gæster har gjort, Filer viser fil-hændelser (visning, download, upload, mappe oprettet, sletning, gendannet, versioner), og Deling viser invitationer, delelinks og NDA-accepter.
4Se sektions-sporing pr. deltager
I Pr. deltager-visningen viser hver deltager et afsnit Sektioner set med antal besøg pr. fane — fx hvor mange gange en budgiver har åbnet Ejendomsinfo eller Q&A. Har en deltager åbnet rummet uden at se dokumenter, står der "Har åbnet rummet, men endnu ikke set dokumenter".
5Hvilke hændelser logges
Loggen dækker hele rummet, ikke kun filer. Eksempler:
| Område | Hændelser |
|---|---|
| Rum | åbnet, oprettet, arkiveret, begrænset til/fra, indstillinger ændret, eksporteret, closing, GDPR-slettet |
| Filer | set, downloadet, uploadet, slettet, gendannet, ny version, version gendannet |
| Deling | invitation sendt/accepteret, delelink oprettet/tilbagekaldt/brugt, NDA accepteret |
| Deltagere | tilføjet, fjernet, fuld adgang/låst, indstillinger ændret |
| Indhold | Q&A, info-noter, ejendom/matrikel/analyse tilknyttet, grupper, tjekliste |
6Eksportér loggen som CSV
Klik Eksportér log (CSV). Filen har kolonnerne Tidspunkt, Bruger, Handling, Dokument og Detaljer.
Er loggen meget lang, afkortes eksporten til de seneste 20.000 hændelser — teksten "Loggen er meget lang — eksporten er afkortet til de seneste 20.000 hændelser" vises i så fald.
Aktivitetsloggen bevares også efter en GDPR-oprydning, hvor selve dokumenterne slettes — så du beholder dokumentationen for, hvem der så hvad.