Sikkerhed og sporbarhed i datarum
Sådan beskytter Datarum materialet: invite-only som standard, navngiven adgang via e-mail og engangskode, vandmærke, download-kontrol, fuld aktivitetslog og NDA-accept som dokumentation.
Et datarum samler fortroligt materiale til en handel — og hver ny deltager er et nyt sted, dokumenterne kan ende. Datarum er bygget, så sælger-siden hele tiden ved hvem der har adgang, hvad de har set, og hvad de har hentet. Denne artikel samler de sikkerhedslag, der findes i rummet, og hvor du styrer dem.
Datarum er et tilkøbsmodul. Sikkerhedsindstillingerne nedenfor sættes på det enkelte rum og kan strammes pr. deltager eller pr. delelink.
1Invite-only som standard
Nye rum er begrænset adgang fra start — kun udvalgte teammedlemmer, admins og inviterede gæster kan se rummet. Du finder kontakten på fanen Deling og deltagere under indstillingen Begrænset adgang med teksten "Kun udvalgte teammedlemmer, admins og inviterede gæster kan se rummet." og badgen Begrænset.
Vil du i stedet åbne rummet bredt, kan du slå Del med hele workspace til — men det er et bevidst valg, ikke udgangspunktet.
2Navngiven adgang via e-mail og engangskode
Ingen anonyme links. Når en gæst åbner et delelink, skal vedkommende bekræfte sin e-mail med en 6-cifret engangskode (OTP), før indholdet vises.
På access-siden står hintet "Vi sender dig en engangskode, så vi ved hvem der ser dokumenterne." Koden udløber efter 10 minutter, og gentagne fejlforsøg giver "For mange forsøg". Resultatet: al aktivitet i rummet er knyttet til en navngiven e-mail.
Når du opretter et delelink, kan du sætte rolle, udløb (7/30/90 dage), download og NDA-krav pr. link. Valgene gemmes på gæsten ved første besøg og kan bagefter ændres pr. deltager under Deling.
3Vandmærke på visning
Indstillingen Vandmærke på visning er slået til som standard. Gæsters dokumentvisning stemples med deres e-mail, så et skærmbillede altid kan spores tilbage til personen. Indstillingen ligger under .
4Download-kontrol på tre niveauer
Du bestemmer, om materialet overhovedet kan forlade rummet — og kan styre det stadig finere:
| Niveau | Hvor | Effekt |
|---|---|---|
| Hele rummet | , indstillingen Tillad download | Fra = deltagere kan kun se i appen, ikke hente |
| Pr. deltager | Deling og deltagere, deltagerens menu Download: fra | Bloker download for én person |
| Pr. delelink | Når linket oprettes, "Download for link-gæster" | Til/fra for alle, der kommer via linket |
Slår du Samlet download (zip) fra, kan gæster heller ikke hente alt på én gang. Download-spærrede dokumenter udelades automatisk af en samlet eksport.
5Fuld aktivitetslog
Fanen Aktivitet viser hvem der så og hentede hvad — i tre visninger: Tidslinje, Pr. deltager og Pr. dokument.
Pr. deltager og pr. dokument ser du "{docs} dokumenter · {views} visninger · {downloads} downloads" samt Sektioner set, så du kan se hvilke faner en gæst har besøgt. Du kan filtrere på Gæster, Filer og Deling, og trække hele loggen ud med Eksportér log (CSV) (kolonner: Tidspunkt, Bruger, Handling, Dokument, Detaljer).
6NDA-accept som dokumentation
Kræver rummet accept af vilkår, møder gæsten en NDA-gate før indholdet: titlen "Accepter vilkår for adgang", et flueben "Jeg har læst og accepterer vilkårene" og Accepter og fortsæt. Accepten registreres med tidspunkt og e-mail i aktivitetsloggen.
Vil du have et stærkere bevis, kan du slå Kræv digital signering til (slået fra som standard). Så kræver accept en e-mailkode plus deltagerens fulde navn som signatur, og hændelsen logges. Ved en closing samles alle NDA-accepter automatisk i en CSV (E-mail, Signeret navn, Tidspunkt) i closing-pakken.
Selv ved GDPR-oprydning af et arkiveret rum bevares aktivitetsloggen som dokumentation, mens dokumenterne slettes permanent.