Inviter deltagere til et datarum
Inviter en kollega fra dit workspace eller en ekstern gæst pr. e-mail, vælg rolle, og hold styr på afventende invitationer med Gensend og Tilbagekald.
I et datarum styrer du præcis, hvem der ser dokumenterne. Du kan invitere en kollega fra dit workspace eller en ekstern gæst pr. e-mail — og give hver person én af tre roller. Nyoprettede rum er begrænset adgang (invite-only) som standard, så kun de inviterede ser indholdet.
Datarum er et tilkøbsmodul. Er det ikke aktiveret for jeres workspace, lander du på en låst side med en kontakt-knap i stedet for rummet.
1Åbn fanen Deling og deltagere
Åbn datarummet og gå til Deling og deltagere. Her ligger tre sektioner: Deltagere, Afventende invitationer og Delelinks.
Klik Invitér deltager for at åbne invitationsdialogen.
2Vælg rolle
Vælg rollen øverst i dialogen. Rollen bestemmer, hvad personen kan i rummet:
- Kan se — læser og ser dokumenter.
- Kan se og uploade — ser dokumenter og kan lægge filer op.
- Kan administrere — fuld styring af rummet.
Rollen sættes, før du vælger personen, og gælder for både kolleger og eksterne gæster.
3Vælg kollega eller skriv en e-mail
Skriv i søgefeltet Søg kollega eller skriv e-mail…. Resultaterne deler sig i to grupper:
Kolleger i workspace Vælg en kollega direkte fra listen — de tilføjes som intern deltager.
Ekstern gæst Invitér navn@firma.dk som gæst pr. e-mail
- Kolleger i workspace: vælg en person fra listen. De tilføjes med det samme, og du ser bekræftelsen Deltager tilføjet.
- Ekstern gæst: skriv en gyldig e-mail (fx navn@firma.dk). Vælg linjen Invitér {e-mail} som gæst pr. e-mail for at sende invitationen. Du ser Invitation sendt til {e-mail}.
Matcher e-mailen en kollega i jeres workspace, foreslår dialogen kollegaen i stedet for en ekstern invitation.
4Hold styr på afventende invitationer
Eksterne invitationer, der endnu ikke er accepteret, ligger under Afventende invitationer. For hver invitation kan du:
- Gensend — sender invitations-e-mailen igen (du ser Invitation gensendt).
- Tilbagekald — trækker invitationen tilbage.
Team, Gæst og herkomst
På deltagerlisten kan du se, hvem hver person er, via to badges:
| Badge | Betydning |
|---|---|
| Team | Medlem af jeres workspace |
| Gæst | Ekstern deltager uden for workspace |
Under navnet vises herkomst — hvordan personen kom ind:
- inviteret pr. e-mail — du har sendt en direkte invitation.
- kom via delelink — personen åbnede et delelink og bekræftede sin e-mail.
Når personen allerede er med
Datarummet afviser dubletter, så ingen inviteres to gange:
- Har personen allerede adgang til rummet: Personen har allerede adgang til rummet.
- Findes der allerede en aktiv invitation: Der findes allerede en aktiv invitation til denne e-mail.
- Er personen allerede medlem af jeres workspace: Personen er allerede medlem af jeres workspace og har adgang.
Vil du fjerne en deltager helt, bruger du Fjern ud for personen på deltagerlisten. Personen mister adgang til rummet med det samme.